Sua vida está uma loucura e sem tempo para muitas atividades? Você certamente não está sozinho, a falta de tempo e o acúmulo de tarefas são problemas para a maioria dos pequenos empresários.

O Pensando Grande conversou com Christian Barbosa, especialista em administração de tempo e produtividade, e fundador da Triad PS, empresa especializada em produtividade, colaboração e administração do tempo e selecionou algumas dicas para você não sofrer mais com a falta de tempo.

1 – E-mail – Ficar com e-mail aberto faz o nível de interrupções no trabalho chegar ao intolerável, aumenta a ansiedade e a sensação de atividades por fazer. Barbosa recomnda definir períodos para lidar com as suas mensagens sendo que no resto do tempo o caixa deve ficar fechada.

2 – Não ter clareza sobre o que fazer – O que você precisa fazer primeiro? Você sabe pelo menos 80% do que deve ser feito hoje? Se não souber responder a essas perguntas, com certeza vai se perder em tarefas circunstanciais.

3 – Estou em Reunião – Cerca de um terço das reuniões podem ser canceladas. Então: dieta de reuniões já! Quanto menos, melhor. Se tiver de fazer, seja objetivo, defina pontos de discussão e faça durar no máximo 2 horas.

4 – Redes Sociais – Você usa Twitter, Facebook, Orkut, etc? Controle a ansiedade de ficar conectado a essas redes o tempo todo. Utilize eventuais intervalos no dia ou o horário de almoço para checar as redes e se atualizar.

5 – Falta de energia – Você está cansado, sem pique e não consegue se concentrar? A falta de energia rouba muitas horas do dia e faz a pessoa “surfar” em atividades circunstanciais. O especialista recomenda manter hobbies, procurar um médico para orientação e alimentar-se em horários regulares.

6 – Falta de foco – Começa uma atividade e em pouco tempo salta para outra tarefas? Se a tarefa for extensa, divida-a em pequenas atividades, feche quaisquer outros software que não esteja usando, coloque o celular no silencioso e, se funcionar para você, ouça música.

7 – Navegador cheio de favoritos – Você abre seu browser para visitar um site, esbarra na lista de favoritos e começa a navegar por outros portais? Mantenha a lista de favoritos zerada, assim você perde a tentação de ficar navegando sem objetivos definidos.

8 – MSN e outros serviços de mensagens instantâneas – A regra é simples: está ocupado? Fique com status invisível ou offline. Está tranquilo? Fique ausente ou ocupado. Está com tempo para conversar? Fique disponível.

9 – Interrupções – Se muita gente interrompe você, pode ser porque sua comunicação não anda muito adequada. Faça uma revisão de como redige os emails, concede informações e delega atividades.

10 – Tarefas imprevistas, convites inesperados e favores – Que tal falar NÃO de forma concreta, baseado em planejamento X disponibilidade? Se muitas tarefas imprevistas surgem na sua rotina, é possível que o nível de planejamento não esteja adequado. Repare em quais dias da semana você tem mais imprevistos e utilize isso a seu favor.

Fonte: Pensando Grande