Um teste rápido sobre o estado do seu escritório:

Se a sua resposta for positiva para algum desses itens, seu escritório provavelmente está desorganizado, ou, pior ainda, é uma zona de desastre.

Um escritório bagunçado não é uma metáfora para alguma outra coisa. É simplesmente um escritório bagunçado. Mas ele também faz com que você perca um tempo precioso, que poderia ser usado de maneira mais produtiva. Revirar papéis, procurar pastas, não usar arquivos, tudo isso se torna um grande sugador de tempo.

Aqui estão sete dicas para ter controle sobre seu escritório bagunçado.

1. Use arquivadores com pastas penduradas
Sei que é básico, mas ainda vale a pena dizer: guardar papéis em pastas não é suficiente. É importante conseguir colocar e tirar as pastas do arquivador com facilidade e a solução são pastas penduradas. Se você colocar uma etiqueta na pasta, você não apenas saberá o que há lá dentro, como terá um “alça” para abri-la.

2. Tenha um arquivo para os arquivos
Tenha um índice de arquivos que liste os nomes de todos os arquivos do seu escritório. Com um índice de arquivos, você poderá ver se há nomes repetidos ou em conflito. Por exemplo, você não quer dobrar seu trabalho usando um arquivo com o nome “carro” e outro com o nome “automóvel”. Com todos os arquivos em um só lugar, você poderá reduzi-los ao mínimo necessário. Mude os nomes que você não reconhece de imediato ou que estão repetidos.

3. Faça uma lista de “a fazer” e, depois, faça
Profissionais que lidam com impostos são famosos por terem altas pilhas de papel em suas mesas e no chão. Portanto, foi uma surpresa entrar no escritório de uma contadora e ver uma enorme mesa e uma prateleira com apenas uma folha de papel em cada uma das superfícies bem polidas. Ela tem um sistema simples: Sabe que consegue fazer só uma coisa de cada vez, portanto, se for pegar uma pasta, tem de guardar outra que já esteja aberta de volta no armário.

Os papéis nos quais está trabalhando ficam arquivados em uma gaveta de “prioridades”, mas a estratégia é que eles são arquivados imediatamente. Quando ela puder voltar para essas pastas de prioridades, ela irá trabalhar nelas ou poderá pegá-las e colocá-las em sua mesa. Mas essa pilha será a pilha de “a fazer” dela, e ela não abrirá outras pastas até terminar a pilha. Sua pilha de “a fazer” pode ser qualquer coisa, papéis, ligações, mensagens ou projetos que tenham prioridade. O importante é enxergá-la como algo que você deve resolver, não algo que viverá para sempre na sua mesa.

4. Use a lixeira
Em minha empresa, tenho obsessão por guardar cópias de todos os documentos dos clientes. Frequentemente digo aos clientes que guardem todos os documentos relativos aos impostos e receitas por seis anos (quando suas restituições são arquivadas), guardem os documentos relativos a investimentos por quatro anos após a venda dos bens e guardem cópias das restituições de imposto para sempre. Mas isso não significa que você tem de guardar seus papéis para sempre. Jogue fora um arquivo se não tiver necessidade imediata de usá-lo, se não for difícil conseguir outra cópia, se não tiver implicações tributárias ou legais e se você puder lidar com o pior resultado possível de não ter aquela informação.

5. Livre-se das pastas “diversos” e “outros”
Arquivos com esses nomes podem se tornar a lixeira de papéis de que você não precisa ou que não olha há anos.

6. Organize suas informações de contato
Cartões de visita podem ser uma grande fonte de bagunça. Uma solução é guardar as informações em um arquivo de cartões (grampear ou colar os cartões diretamente no arquivo). A solução eletrônica é inserir as informações em um aparelho ou programa de gerenciamento de contatos. O Microsoft Office Outlook tem vários recursos para selecionar seus contatos. Escâneres de cartões podem também ajudar bastante na tarefa. O que não é solução: empilhar os cartões que você recebe, como eu já fiz várias vezes.

7. Use seu computador
Muitos dos papéis que, tradicionalmente, imprimimos ou copiamos agora podem ser escaneados, salvos no computador e transmitidos eletronicamente para empresas e pessoas. Arquivos eletrônicos, mantidos adequadamente, podem ser mais fáceis de preparar e acessar do que aqueles em papel. O Windows 7 oferece diversos recursos para você organizar sua empresa e ser mais produtivo. Saiba mais aqui e aqui.

Joseph Antony é especialista em finanças e questões tributárias que afetam pequenas empresas.

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Fonte: Pensando Grande