Lisa McGonagle tem marido, três filhos e uma empresa de
relações públicas. Sua vida agitada mostra o que o gerenciamento de tempo
significa para ela. Como ela mesma diz: “eu corro o tempo todo”. Muitos
empreendedores passam pela mesma situação diariamente.
Pode ser que você
também passe por isso. E isso torna o gerenciamento de tempo essencial para a
sua vida, profissão e empresa. Verdade seja dita: nem todo mundo sabe usar o
tempo com eficácia. Portanto, você não está só.
Se você é uma dessas pessoas,
aqui estão sete sugestões que podem ajudá-lo a conseguir um tempo para você:
1. Não marque coisas demais. Isso pode parecer incomum para
pessoas que tentam liquidar o máximo possível em cada dia de trabalho. O
problema é: as coisas raramente acontecem de acordo com a programação inicial. Isso significa que muito tempo é
desperdiçado correndo atrás de compromissos, ligações que não foram retornadas e
outras coisas que simplesmente não vão dar certo. Não tente planejar fazer
muitas coisas. Aceite que somente 50% das coisas que você planeja fazer hoje vão
realmente ser feitas. Sem isso, você vai gastar um tempo valioso tentando
descobrir porque nem tudo deu certo.
2. Priorize sem dó.
O segredo para programar seu tempo com eficácia resume-se a saber o que é
importante e o que pode esperar. Mas é fundamental ser preciso na hora de
separar o que é essencial do que é secundário. Aprenda a fazer perguntas que
ajudem a determinar o nível de urgência. Negocie prazos mais longos sempre que
puder e não ceda à síndrome da resposta instantânea e imediata. Tratar tudo como
prioridade é desgastante.
3. Aprenda a dizer não. Um dos pontos mais sensíveis de
um gerenciamento de tempo efetivo é reconhecer que você não tem
que concordar com tudo e com todos. Use os critérios de prioridade para
identificar solicitações que não valem o seu tempo. Dizer não para uma coisa
abre as portas para dizer sim para outra. Isso significa qualquer coisa, desde
limpar a mesa até ter uma boa noite de sono.
4. Organize-se. Conciliar o seu tempo não é apenas
questão de programação. A mecânica de como realizar cada tarefa é também muito
importante. Isso significa organizar os elementos para permitir o fluxo de
trabalho mais suave possível. Tudo na sua empresa deve ser organizado usando
sistemas lógicos, para que qualquer pessoa possa encontrar aquilo de que
precisar, quando precisar. Ao eliminar a bagunça e o caos que ela provoca, você
ganhará de presente de 240 a 288 horas por ano.
5. Use a
tecnologia… Embora hábitos e práticas pessoais possam fazer maravilhas
pelo gerenciamento de tempo, não subestime a tecnologia como outra arma para
usar seu dia de trabalho de maneira eficaz. Por exemplo o Microsoft Business Contact Manager permite que você organize
um grande número de detalhes sobre clientes e produtos, oferecendo um acesso
rápido e fácil. Anotações em papel são uma das piores coisas do mundo. Você deve
viver de acordo com seu banco de dados. Dessa forma, nada será
esquecido.
6. . . . mas não exagere. Muitos empresários
não gostam da ideia de usar a tecnologia por medo de nunca poderem desligar.
Medo de que seu tempo seja consumido por e-mails invasivos e ligações no
celular. Estão certos. Parte do gerenciamento eficaz do tempo é saber quando
desligar os equipamentos. Desligar o telefone celular ou outros aparelhos sem
fio é estabelecer limites. Em resumo, isso ajuda a equilibrar o tempo
profissional e o tempo pessoal.
7. Saiba que nem tudo ficará perfeito. Podemos tentar, mas o
gerenciamento de tempo não é uma ciência exata. Não se estresse (nem perca
tempo) ficando obcecado com cada segundo. Faça o que puder e aproveite o tempo
que você consegue passar de maneira produtiva e agradável. Seja grato pelo que
der certo e aprenda com seus erros.
Jeff Wuorio é especialista norte americano em gerenciamento,
marketing e tecnologia para pequenas empresas.
Fonte: Pensando Grande
